Les entreprises utilisent de plus en plus les réseaux sociaux, notamment pour accompagner leur transformation digitale interne. En effet, 80 % des sociétés du CAC 40 ont déjà pu mettre en place un réseau social interne. Mais de quoi s’agit-il ? En quoi est-ce utile ? Notre agence digitale vous dit absolument tout ce que vous devez savoir à ce sujet.

 

Qu’est-ce qu’un réseau social d’entreprise ?

Le réseau social d'entreprise : définition

Un réseau social d’entreprise (RSE) est un outil de communication interne. Seuls les individus appartement à l’écosystème de l’entreprise peuvent y avoir accès. Il s’agit principalement de professionnels internes (dirigeants, managers, salariés), mais également de partenaires externes (clients, fournisseurs, consultants, prestataires, sous-traitants). Bien qu’il en reprenne les codes, le RSE ne doit pas être confondu avec un réseau social professionnel. En effet, il s’intègre uniquement dans le cercle de l’entreprise. Il peut être mis en place via un outil du marché, ou via une application web construite sur-mesure.

 

Objectif du RSE

Le réseau social d’entreprise (RSE) vise à favoriser les échanges entre les différents collaborateurs, services et domaines d’expertise d’une entreprise. Un réseau social d’entreprise vise également à partager des informations importantes sur une même plateforme. Il tend ainsi à fluidifier la communication et à optimiser le travail collaboratif.

 

Fonctionnalités du réseau social d'entreprise

Le réseau social d’entreprise (RSE) présente des fonctionnalités assez identiques à celles des réseaux sociaux grand public. Il permet notamment aux collaborateurs d’une entreprise d’échanger par le biais d’une messagerie instantanée. Ils peuvent créer des groupes (projet de travail, équipe métier, site géographique, etc.), partager des informations ou encore des fichiers. Ils peuvent également réaliser des appels vidéo. Par ailleurs, chaque membre dispose d’un profil personnel ainsi que d’un fil d’actualité sur lequel il peut accéder aux informations fournies par les employeurs, les managers ou encore les ressources humaines. Enfin, le RSE dispose d’une timeline permettant la publication d’un événement, d’un statut ou d’un sondage.

Quel est l’intérêt d’utiliser un réseau social d’entreprise ?

Développer des modes collaboratifs au sein des entreprises

Le réseau social d’entreprise (RSE) permet de fluidifier les échanges entre les collaborateurs grâce à des fonctionnalités telles que la messagerie instantanée. Il permet également de rendre ces échanges moins formels, moins conventionnels, contrairement à l’e-mail. Ceux-ci pourront aussi permettre aux collaborateurs d’éviter une nouvelle réunion. Il privilégie enfin la communication transversale, atténuant quelque peu les barrières hiérarchiques.

Le RSE permet le partage des connaissances, la circulation de l’information, la mise à disposition des ressources communes de l’entreprise. Les collaborateurs gagnent ainsi en efficacité puisqu’ils peuvent consulter en temps réel l’information ou recevoir des documents importants ou partager leur expérience avec leurs collègues.

Le RSE permet de faire vivre la culture d’entreprise et de renforcer le sentiment d’appartenance. Les réalisations des collaborateurs, les succès collectifs, les partages et commentaires peuvent être mis en valeur sur la plateforme. Cela permet à chacun de se rendre compte de l’importance de son travail, ainsi que celui des autres. Cela les incite notamment à s’impliquer dans les divers projets.

 

Attention au démarrage lent et laborieux

Il peut y avoir certains points qui peuvent gêner la mise en place d’un réseau social d’entreprise (RSE). Tout d’abord, les salariés peuvent ne pas adhérer à ce projet. Cela résulte souvent d’une mauvaise gestion du projet en amont. Il est essentiel de faire participer l’équipe à la mise en place d’un tel projet.

Ensuite, les managers peuvent ne pas s’impliquer dans ce projet. Cela s’explique le plus souvent par une peur de perdre le contrôle de leurs équipes. Enfin, les disparités des compétences technologiques des salariés ne sont pas prises en compte lors de la mise en place du projet. Il ne faut pas oublier que certains collaborateurs ne sont absolument pas à l’aise avec les réseaux sociaux. Ils vont donc se montrer réticents à utiliser un réseau social d’entreprise. Ce projet perdra alors toute son efficacité puisqu’il ne touchera plus l’ensemble des employés.

Il faut également veiller à ce que ce réseau social d’entreprise ne crée pas une nouvelle hiérarchie virtuelle. Il faut aussi faire attention à l’utilisation de ce réseau social par les collaborateurs (style familier, fautes d’orthographe). Il faut enfin rassurer vos collaborateurs quant au traitement de leurs données personnelles. C’est pour toutes ces raisons qu’il est vivement conseillé de les former à la maîtrise de cet outil.

 

Le réseau social d'entreprise, en résumé :

Avantages Points de vigilance
Fluidifier les échanges Non adhésion des salariés
Réduire les envois de mails Non implication des managers
Éviter des réunions Disparités des compétences technologies entre les collaborateurs
Optimiser la communication transversale Hiérarchie visuelle
Partager l’information Mauvaise utilisation du réseau par les collaborateurs
Faciliter le partage de documents
Faire vivre l’entreprise
Renforcer le sentiment d’appartenance

 

Comment choisir son réseau social d’entreprise ?

 

Définir ses besoins pour son réseau social d'entreprise

Vous ne devez pas opter pour un réseau social d’entreprise (RSE) parce qu’il vous a été préconisé. Vous devez répondre à un véritable besoin. Ainsi que nous l’avions précédemment mentionné, un RSE doit pouvoir optimiser les échanges entre les différents collaborateurs de votre entreprise. Il doit pouvoir leur permettre de mieux gérer leur projet afin d’optimiser la productivité. En bref, il doit pouvoir améliorer le travail collaboratif au sein de votre entreprise. C’est pourquoi vous devez comprendre ce qui doit être amélioré dans le fonctionnement de votre entreprise.

Afin d’identifier vos différents besoins, vous devez vous poser les questions suivantes : devez-vous faciliter la communication entre les différents services de votre société ? Devez-vous optimiser le travail d’équipe ? Devez-vous améliorer la circulation de l’information au sein de votre société ? Avez-vous besoin d’une plateforme de stockage de fichiers ?

Après avoir déterminé vos objectifs, vous devez distinguer les fonctionnalités nécessaires à votre réseau social d’entreprise. Un RSE présente de nombreuses fonctionnalités : visioconférence, gestion de projet, partage de l’information, messagerie en temps réel, etc. Cependant, toutes ne sont pas forcément indispensables. Aussi, vous devez vous poser la question suivante : quel problème devez-vous régler au sein de votre organisation ? Par exemple, vos collaborateurs sont le plus souvent en télétravail, ce qui complique toute forme de communication et de travail d’équipe. En répondant à cette question, vous aurez une première piste pour choisir votre réseau social d’entreprise.

 

Prendre en compte la culture de l’entreprise

Vous devez opter pour un réseau social d’entreprise (RSE) en fonction de l’organisation de votre entreprise. Quelles sont ses habitudes ? Utilisez-vous régulièrement des systèmes d'information (SI), des services de stockage en ligne comme Google Drive ou outils de visioconférence comme Zoom ? Cela aura un fort impact sur l’utilisation de votre RSE par vos employés.

Par ailleurs, vos collaborateurs sont-ils familiers aux réseaux sociaux ? Il faut savoir que tous les salariés ne sont pas forcément prêts à utiliser un réseau social d’entreprise. C’est surtout le cas des plus âgés qui sont moins habitués au numérique. C’est pourquoi il est essentiel de choisir un réseau social accessible, intuitif et simple à utiliser.

 

Mettre le collaborateur au cœur du projet

Intégrer un réseau social d’entreprise (RSE) dans votre société implique qu’il sera utilisé par la plupart de vos employés. Il est donc indispensable qu’ils soient pris en compte dans le processus de décision.

Construisez le projet avec vos collaborateurs. Questionnez-les sur les problèmes rencontrés au sein de l'entreprise (mauvaise circulation de l’information, peu d’échanges entre les différents services, etc.) et les améliorations envisagées. Leurs retours vous permettront d’avoir une première piste pour choisir un réseau social d’entreprise adapté à vos besoins.

Interrogez-les également sur la finalité de ce nouvel outil collaborateur : va-t-il servir à partager des fichiers, à fédérer les équipes autour d’évènement, à faire circuler l’information au sein de l’entreprise ? Faut-il une application web, ou une application mobile ? 

Vous faites ainsi en sorte que tous se l’approprient. De même, donnez-leur la chance de proposer différents espaces collaboratifs. Il est essentiel que votre RSE soit apprécié et compris de vos collaborateurs.

Assurez-vous enfin que vos managers soient impliqués dans le projet. Ils ont un rôle clé à jouer dans la motivation de vos employés. Il faut savoir qu’un groupe de discussion créé par un manager est davantage utilisé qu’un autre initié par les salariés. Il est primordial de faire participer tous vos collaborateurs dans ce projet afin qu’il puisse réellement être adopté lors de son lancement.

 

Quelles sont les principales plateformes pour un réseau social d’entreprise standard ?

Yammer

Il s’agit d’un outil de communication et de collaboration intégré à la suite Office 365 qui est à destination des entreprises. Le prix de Yammer est à partir de 4,20 €/mois par utilisateur.

Ce réseau social facilite la communication et la circulation d’informations au sein d’une entreprise. Il est possible d’échanger en groupe, de partager des expériences, de diffuser des annonces, etc. Cette dernière option vous permet de vous renseigner ou d’informer vos collègues en temps réel. Par exemple, si vous travaillez sur un projet et que vous lisez un article en lien avec ce dernier, vous pouvez facilement le partager avec le reste de l’équipe. De plus, Yammer intègre la suite Office 365. Vous pourrez ainsi visualiser et modifier des documents en direct.

Cependant, ce réseau social d’entreprise présente quelques limites. Il n’est pas possible de personnaliser l’interface ou de réaliser des visioconférences. Il faut également savoir que l’éditeur est soumis au Cloud Act. Autrement dit, il est contraint de fournir aux autorités fédérales américaines toutes les données personnelles stockées, peu importe où se trouvent les serveurs.

 

Workplace

Il s’agit d’une plateforme collaborative mise en place par Facebook pour les entreprises. Elle est néanmoins recommandée aux grands groupes de plus de 20 000 individus. Le prix de Workplace est à partir de 4$/mois par utilisateur, avec essai gratuit de 30 jours.

L’interface de ce réseau social d’entreprise est identique à celle de Facebook. Cela permettra à vos collaborateurs de se familiariser rapidement avec ses fonctionnalités. En effet, la plupart des français possèdent un compte Facebook. Il y a donc de fortes chances que vos collaborateurs soient déjà habitués à son utilisation. Workplace permet cependant de dissocier vie personnelle et professionnelle puisqu’il n’est pas possible de publier du contenu d’un compte à un autre. Il n’y a également pas besoin de posséder un compte Facebook pour utiliser Workplace. Enfin, vous pouvez commencer une discussion avec un groupe de personnes, partager des fichiers et même lancer des appels vocaux comme sur Facebook. Cela peut vous être extrêmement utile pour organiser des réunions dans le cas d’un télétravail.

Workplace présente néanmoins quelques défauts. Il est essentiel d’accéder au support client pour l’accompagnement. Il faut également savoir que l’éditeur est lui aussi soumis au Cloud Act.

 

Talkspirit

Il s’agit d’un réseau social interne à destination des entreprises, des associations et des administrations. Le prix de Talkspirit est à partir de 4€/mois par utilisateur, avec un essai gratuit de 15 jours.

Ce réseau social optimise la communication interne et la centralisation des ressources. Il est très facile pour les utilisateurs de partager des informations et des documents bureaucratiques. Il est même possible de les coéditer grâce à l’intégration de la suite OfficeNow. Talkspirit facilite le travail collaboratif en regroupant toutes les fonctionnalités indispensables au travail d’équipe en ligne. Il vous est enfin possible de réaliser des visioconférences, ce qui peut être très utile dans les cas de télétravail.

Ce réseau social présente certains désavantages. Il n’est traduit qu’en 8 langues, ce qui peut être un souci pour des entreprises internationales. L’éditeur recommande également de mettre en place un accompagnement de déploiement afin d’optimiser l’adoption de Talkspirit.

 

Exo Platform

Il s’agit d’une solution de digital workplace qui tend à stimuler la communication et la collaboration entre les différents intervenants d’une entreprise. Le prix de eXo Platform est à partir de 5 €/mois par utilisateur.

Ce réseau social d’entreprise permet d’engager les membres d’une même équipe autour d’une interface polyvalente. Il leur est possible de suivre les actualités de l’entreprise, de créer des espaces projets et de partager des documents dans chaque espace. Il vous sera ainsi plus facile de manager des projets d’équipe. Vous avez également accès à des fonctionnalités de gamification.

Cependant, eXo Platform présente quelques inconvénients. Il n’existe pas de version d’essai gratuite. Par exemple, vous ne pourrez donc pas faire plusieurs tests avant de choisir le réseau social qui correspond à votre entreprise. Il semble que les avis clients sont assez unanimes sur l’amélioration de l’interface utilisateur à effectuer. Il faut compter un certain temps pour le déploiement de eXo Platform. Il faut enfin savoir que le guide d’utilisation n’est disponible qu’en anglais.

 

Comment créer son propre réseau social d’entreprise ?

En créant votre propre solution sur-mesure, vous évitez de tordre une solution du marché pour coller à votre besoin.

  1. Définissez les fonctionnalités de votre réseau social d’entreprise (gestion de groupes, messagerie instantanée, profil individuel, partage de fichiers, etc.). Elles doivent correspondre aux besoins de vos collaborateurs.
  2. Mettez en place un cahier des charges (voir notre article : Rédiger un cahier des charges pour une application mobile) afin de lister l’ensemble des besoins de votre projet. Il peut également vous être utile pour transmettre la conception de votre réseau social à un prestataire expert en création de solutions sur-mesure.
  3. Établissez un budget en prenant en compte les fonctionnalités indispensables à votre projet.
  4. Confiez le développement à une agence digitale. Elle saura vous conseiller et vous assister tout au long de l’élaboration de votre réseau social d’entreprise.
  5. Effectuez régulièrement des tests durant le développement de votre réseau social.
  6. Communiquez sur la création de votre réseau social d’entreprise auprès de vos collaborateurs afin de les inciter à l’utiliser.

 

Ce que Sooyoos peut vous apporter

Notre agence digitale sur-mesure se tient prête à vous accompagner dans la conception de votre réseau social d’entreprise. Nous vous assistons dans toute la mise en place de vos actions numériques au niveau technique, budgétaire ou encore du planning. Notre équipe est composée de professionnels expérimentés et passionnés qui mettront tout en œuvre pour garantir le succès de votre projet.

Questions fréquentes